In Bildungseinrichtungen, insbesondere in Schulen, werden verschiedene Qualitätsmanagementkonzepte implementiert, um die internen Abläufe zu standardisieren und sicherzustellen, dass die kontinuierliche Weiterentwicklung und die Erreichung der Organisationsziele gewährleistet sind. Ein leistungsfähiges Instrument, das in diesem Zusammenhang zum Einsatz kommt, ist das Schulprozessmanagement. Dieses Instrument sollte einen echten Mehrwert für alle Beteiligten schaffen und sowohl von den Lehrkräften als auch von den Schülern schnell akzeptiert werden.
Das Schulprozessmanagement betrachtet die zentralen Prozesse, Aufgaben und Ziele einer Schule ganzheitlich. Es spielt eine Schlüsselrolle im Qualitätsmanagement, da es hilft, Qualitätsziele zu formulieren, umzusetzen und die Steuerung von Verbesserungsprozessen zu ermöglichen. Diese Prozesse können in einer Prozesslandkarte zusammengefasst werden, die als ein strukturierendes Instrument sowohl für das Qualitätsmanagement als auch für das Schulprozessmanagement fungiert. Die Einführung einer Prozesslandkarte steigert die Transparenz der Organisationsabläufe erheblich, erleichtert die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten und trägt zur Steigerung der Effizienz bei.
Aber was genau ist eine Prozesslandkarte? Sie ist ein visuelles Hilfsmittel, auch als Prozesskarte oder Prozessübersicht bezeichnet, das dazu dient, die Prozesse in einem Unternehmen oder einer Organisation auf eine klare und anschauliche Weise zu visualisieren und zu dokumentieren. Sie bietet einen strukturierten Überblick über die verschiedenen Prozesse und deren Verknüpfungen, was dazu beiträgt, die Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen besser zu verstehen.
Die Prozesslandkarte erfüllt mehrere wichtige Funktionen:
- Informationsinstrument: Sie dient als Informationsquelle und bietet einen schnellen Überblick über die Prozesse.
- Navigationsinstrument: Sie ermöglicht es den Beteiligten, sich in den Prozessen zu orientieren und den besten Weg für ihre Aufgaben zu finden.
- Optimierungsinstrument: Sie hilft dabei, Optimierungspotenziale zu erkennen, sowohl innerhalb einzelner Prozesse als auch prozessübergreifend.
- Steuerungsinstrument: Sie trägt zur Stabilität bei organisatorischen Veränderungen bei und ermöglicht die Dokumentation der Prozessverantwortlichkeiten.
In unserem konkreten Beispiel gliedern wir die Prozesse in drei Hauptkategorien:
- Managementprozesse oder Führungsprozesse: Diese umfassen die strategische Ausrichtung der Organisation und sind für die Steuerung und Leitung der Schule verantwortlich.
- Kernprozesse: Hierbei handelt es sich um die eigentlichen «Geschäftsprozesse» der Schule, wie zum Beispiel den Unterricht selbst.
- Unterstützungsprozesse: Diese Prozesse bieten Unterstützung für die anderen Bereiche, um eine reibungslose Leistungserbringung zu gewährleisten und sind daher von entscheidender Bedeutung.
Die Prozesslandkarte dient somit nicht nur der Visualisierung und Dokumentation, sondern auch der besseren Steuerung und Optimierung der Prozesse, was zu einer effektiveren und effizienteren Organisation führt.
Die «Wertschöpfungskette» wird auf der 2. Ebene nach 2 Dimensionen dargestellt:
- Nach «Produktgruppen»: Die verschiedenen Bereiche
- Nach «Lebenszyklus»: Planung – Vorbereitung – Durchführung – Nachbearbeitung
Strukturiertes Prozessmanagement: vom Groben ins Feine
Mit der Software viflow lassen sich die verschiedenen Prozessschritte abbilden und die Prozessteilschritte mit den verschiedenen Objekten verknüpfen. Diese Abbildung zeigt, wie sich aus der Prozesslandkarte die Hauptprozesse und die Teilprozesse abbilden lassen und wie die Dokumente zugeordnet werden können.
Die Prozesslandkarten sind nicht nur ein Mittel zur Dokumentation und Visualisierung von Prozessen, sondern auch ein Werkzeug zur Identifizierung von Schwachstellen und zur Entwicklung von Lösungen. Sie sind der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung und Prozessoptimierung in einer sich ständig wandelnden Gesellschaft.
Es ist wichtig zu betonen, dass die Implementierung und Weiterentwicklung von Prozesslandkarten eine kontinuierliche Aufgabe sind. Organisationen sollten regelmässig ihre Prozesse überprüfen, aktualisieren und anpassen, um up to date zu bleiben. Darüber hinaus sollten sie in Betracht ziehen, moderne Technologien wie Workflow-Management-Systeme (z. B. viflow) und Kollaborationstools (z. B. SharePoint) zu integrieren, um die Verwaltung und Überwachung ihrer Prozesse zu erleichtern.
